【業務改善】身近なツールで自動化

その他

ここ何年かやっている業務で、「何このしんどい作業」と思っているものがあります。
それは、複数のWord、Excelファイルから構成された一つの資料で、最終的に一冊のPDFにするものです。
何度か自動化を試みて挫折していましたが、この度無事自動化に成功しました。
使ったツールは全然特殊ではなく、身近なツールです。
今回は自動化の経緯をまとめてみました。

やりたいこと

そもそもWordやExcelで良いのか、などのコメントがあるかもしれませんが、ひとまず横に置いて、今はこの「PDF化して一冊に統合する」という作業を効率化することに焦点を当てます。

目的
・複数のWord、Excelで構成された資料を、PDF化したい
ポイント
 ①Word、Excel間のページ数の連続性
 ②Word、ExcelファイルのPDF化
 ③複数PDFファイルの結合

当初の構想が間違っていた

過去の挫折を説明します。
当時は「作業の自動化」を目的としながら、「全部Pythonでやってやる」というツールファーストな考え方を持っていました。
これが大きな間違いでした。
目的は「作業の自動化」であり、「Pythonの勉強」ではないのです。
当時難航したところは「ポイント① Word、Excel間のページ数の連続性」です。
Pythonでページ番号を取得し、ファイル間でページ番号が連続になるように微修正したいと思っていました。
残念ながら私の実力ではここが達成できず、結果として自動化も断念していました。

今思えば「全部自動化する」、「全部Python使う」という2点を勝手に縛りにしていました。

こうやって自動化しました

結論を書きます。

ポイント①を諦めました。

そう、全部自動化を諦めました。
このポイント①で詰まっていて進んでいないのだから、ここを諦めれば一気に進むのではないかと考えを変えてみたところ、ポイント②、③はすんなり進みました。

ポイント②
各ファイルのPDF化については、nyanco! blogさんの記事「【Windows】WORDやEXCELをドラッグ&ドロップで一括PDF書き出しできるツール」を参考にしました。

このブログで紹介されているツールではマウスによるドラッグ&ドロップが必要でした。
なので、自分でツール(スクリプト)を変更させていただき、Windowsのbat実行から呼び出せるようにしました。

ポイント③
PDF結合は「PDFTK」というツールを見つけました。
これまではCube PDFというツールを使ってPDFファイルを統合していましたが、マウス操作のみでした。
自動化のためにはWindowsのbat実行が一番簡単なので、コマンド呼び出しによる実行が可能なツールとして「PDFTK」を見つけました。

以上をまとめると、こうなります。
1.一冊にしたいWord、Excelファイルを同じフォルダに格納
2.格納されているWord、ExcelファイルをそれぞれPDF化する
3.それぞれのPDFファイルをPDFTKで一冊に統合する

まとめ

以上が経緯とです。
インターネット検索で見つかるツールだけでかなりの時短になりました。
反省点は「目的と手段を間違えない」ですね。
今回の目的は自動化ではなく、時短でした。
そのための手段が自動化であり、具体的な実現方法がツールでありスクリプトでした。

過去のお試しでは自動化が目的になってしまい、手段で行き詰りました。
本当にやりたかったことは「時短」だったので、ポイント①を諦めて②と③を自動化するだけでも実は大きな時短だったという結果です。

少し視点を変えるだけで大きな進捗があるかもしれません。

その他
スポンサーリンク
thunder2をフォローする
サンダー製作所

コメント

タイトルとURLをコピーしました